Complex of exercises for teaching civil engineering students how to write a covering letter in English

Abstract

The article presents a complex of exercises which can be used for teaching civil engineering students how to write an English-language covering letter. Taking into consideration crucial importance of job-seekers’ business writing skills, namely their ability to write a covering letters to get the job they want, I consider it important to allocate at the minimum three double lessons, i.e. six academic hours, to teach students how to write a covering letter in English. During those classes students will have to do a complex of exercises, totaling up to fifteen specifically developed for that purpose. As long as a covering letter is a clichéd and standardized document and structure and form of covering letters is quite similar, it is expedient to teach students how to write a covering letter by using a combined text-genre and procedural approach. Therefore it is useful to use a complex of exercises that can be divided into the following three parts: “Presentation”, “Vocabulary” and “Writing”. When working with exercises from the first part, “Presentation”, it is better for students to begin with a thorough analysis of samples of English-language covering letters and after that proceed to exercises connected with formatting of covering letters, such as finding required information in a covering letter, putting components of a covering letter in the correct order, etc. After getting acquainted with the structure of a covering letter, it is good to learn and practice new vocabulary necessary for wring an English-language covering letter (part “Vocabulary”), using a variety of exercises for that purpose, such as matching English terms or phrases to their Ukrainian equivalents, finding definitions of the words, filling in the gaps in the sentences, distributing phrases among given categories, translating phrases from English into Ukrainian and vice versa. At the last stage (part “Writing”), students proceed to writing covering letters starting with filling in the gaps in the given covering letter with appropriate pieces of information and then move on to writing their own writing letter for a specific position.

У статті наводиться комплекс вправ, який може бути використаний для навчання студентів будівельних спеціальностей написання англомовних супровідних листів. Беручи до уваги надзвичайно велике значення навичок ділового письма для шукачів роботи, а саме їхнє уміння писати супровідні листи з метою отримання бажаної вакансії, вважаємо вкрай важливим виділити принаймні три заняття, тобто шість академічних годин, на навчання студентів написання супровідних листів англійською мовою. На цих заняттях студенти повинні будуть виконати комплекс вправ, що нараховує п’ятнадцять спеціально розроблених вправ. Оскільки супровідний лист – клішований і стандартизований документ, а структура та форма супровідних листів досить схожі, доцільно навчати студентів написанню супровідних листів, використовуючи поєднаний текстово-жанровий і процесуальний підхід. Тому буде корисно для цього застосувати комплекс вправ, який можна розділити на такі три частини: “Presentation”, “Vocabulary” та “Writing”. При опрацюванні вправ з першої частини “Presentation”, студентам краще почати з ретельного аналізу зразків англомовних супровідних листів, а потім перейти до вправ, пов’язаних із форматуванням супровідних листів, таких як пошук необхідної інформації в супровідних листах, розставлення компонентів наведеного супровідного листа в правильному порядку. Після ознайомлення зі структурою супровідних листів, доцільно вивчити та відпрацьовувати нову лексику, необхідну для їх написання (частина “Vocabulary”), використовуючи для цього різноманітні вправи, як-от пошук відповідностей між англійськими словами чи словосполученнями та їхніми українськими еквівалентами, пошук визначень наведених слів, заповнення пропусків у реченнях, розподіл за заданими категоріями, переклад з англійської мови на українську та навпаки. На останньому етапі (частина “Writing”) студенти здійснюють написання супровідних листів починаючи із заповнення пропусків у наведеному супровідному листі необхідною інформацією, а потім переходять до написання власних супровідних листів на конкретну посаду.